1. Regístrese para obtener una cuenta de Accelevents
Acceda a la página de inscripción de Accelevents
Introduzca su nombre, dirección de correo electrónico y contraseña
Después de inscribirse, se le dirigirá al Portal del Organizador
Haga clic en Create Event y luego en Create New Event
2. Seleccione el formato de su evento
Seleccione Online como tipo de evento y, a continuación, seleccione los elementos que necesita para su evento virtual:
Event Ticketing - esto es necesario para un evento virtual, todos los asistentes deben tener una entrada para su evento virtual
Fundraising - seleccione esta opción si, además de un evento virtual, también va a realizar una recaudación de fondos (e.g. donation, auction, raffle and fund a need)
Virtual Expo - seleccione esta opción si tiene stands de expositores para su evento virtual
Regular Sessions - seleccione esta opción si tiene sesiones simultáneas
Networking - seleccione esta opción si desea que sus asistentes tengan reuniones 1:1
Main Stage - seleccione esta opción si tiene una sesión de apertura
3. Introduzca los datos de su evento
Event Name - introduzca el nombre de su evento (e.g. Virtual Event 2020)
Event Type - seleccione Conference para un evento virtual
Event Date - introduzca la fecha de inicio y fin, asegúrese de seleccionar su zona horaria
Organizer - Se requiere un perfil de organizador y tiene que estar asociado a cualquier evento creado. En este perfil es donde se gestionarán todos los eventos y la facturación
4. Diseñe el sitio web de su evento
Después de completar la configuración inicial del evento, se le redirigirá a la Consola de Administración donde podrá empezar a editar su evento. Por defecto, se encuentra la pestaña Event Website tab, en la que puede empezar a editar el aspecto de la página de aterrizaje del evento y el centro virtual del mismo. Haga clic aquí para obtener más información sobre la ficha del sitio web del evento.
En la parte superior de la pantalla, encontrará estos botones:
VIEW SITE - le permite ver el aspecto de su página de aterrizaje del evento real y de su centro de eventos virtual.
5. Crear entradas para eventos
Tanto si tu evento es gratuito, de pago o si vendes entradas en otra plataforma, tus asistentes tendrán que registrarse y tener una entrada para acceder a tu evento.
Haga clic en el registro y luego en Set-up Tickets en la navegación de su consola de administración, y luego haga clic en + Create Ticket
Edición de billetes
Ticket Type - seleccione el tipo de billete que desea vender (de pago, gratuito o de donación)
Name - añada un nombre para su billete
Quantity - número de entradas que desea vender
Price - fijar el precio de venta del billete
Fees - seleccionar si se trasladan las tasas a los compradores o se absorben
Sales Dates - establecer cuándo se podrá comprar el billete y cuándo terminará
Ticket Description - le permite añadir una descripción en la entrada que aparecerá en el archivo PDF y le permitirá mostrar la descripción de la entrada cuando alguien intente comprar desde la página de su evento
Configuración avanzada:
Tickets allowed per order - establecer el número de billetes que se pueden comprar por transacción
Bundle type - seleccione si desea vender entradas individuales o paquetes / entradas de grupo
Number of Sessions allowed to register - permite establecer el número de sesiones a las que puede inscribirse un asistente
Ticket Visibility - le permite ocultar / mostrar el tipo de billete de su página de eventos
PDF ticket in confirmation email - permite añadir un archivo pdf para el billete adjunto al correo electrónico de confirmación
6. Crear sesiones
En este paso, construirá la estructura y el contenido de su agenda. Vaya a su pestaña Agenda and Speakers, y haga clic en + Add Session
Una vez creada la sesión, el menú del panel derecho se deslizará con estas pestañas:
Session Details - permite editar toda la información necesaria para la sesión.
Speakers - permite asignar oradores a la sesión
Registrants -le permite ver una lista de los asistentes que se han preinscrito y han asistido a la sesión.
7. Añadir altavoces
Vaya a la pestaña Agenda and Speakers, haga clic en Speakers y, a continuación, haga clic en + Add Speakers.
Una vez que añada un altavoz, el menú del panel lateral derecho se deslizará con estas pestañas:
Bio - permite editar toda la información del orador, incluida la adición de una foto de perfil, una dirección de correo electrónico, una breve descripción y enlaces a las redes sociales
Sessions - le permite ver en qué sesiones están asignados a hablar
8. Assign Speakers to Sessions
Vuelva a los detalles de su sesión en el paso 6 y acceda a la pestaña Speakers
Escriba el nombre del orador que ha añadido en el paso 7
Una vez que el ponente sea asignado a la sesión, recibirá automáticamente una invitación de calendario por correo electrónico. Este correo electrónico contiene enlaces sobre cómo acceder a sus charlas y al estudio (si se transmite mediante Accelevents Studio).
Para volver a enviar la invitación, basta con hacer clic en el icono del calendario junto al nombre del orador
9. Añadir expositores y patrocinadores
Si vas a tener stands de expositores y patrocinadores para tu evento virtual, ve a la pestaña Expositores | Patrocinadores para empezar a añadirlos a tu evento.
10. Conecte su procesador de pagos
Este paso sólo es necesario si vende entradas de pago, conectando su procesador de pagos que le permite recibir pagos con tarjeta de crédito de sus asistentes
Vaya a Settings > Payment Processing y conecte su cuenta de Stripe o Square
11. Activar su evento
La activación de su evento permite que los asistentes comiencen a inscribirse en el mismo
Para poder editar completamente su evento, deberá activar su evento seleccionando uno de los planes de pago
Para activarlo, haga clic en Manage Organization en la parte inferior de la navegación de su consola de administración. Haga clic aquí para obtener más información sobre la activación de su evento virtual.
Una vez que haga clic en la pestaña Gestionar organización, será redirigido al panel de control del organizador. Desde aquí, haz clic en la pestaña Billing
Elige el plan que necesitas y haz clic en Activate. Te pedirá que introduzcas los datos de tu tarjeta de crédito y, una vez que los envíes, te cobrará el importe indicado.
Tras la activación, vuelva a su consola de administración haciendo clic en Back to event set up.
12. Publique su evento
Publicar su evento es un paso necesario, ya que publicar el evento significa que el prepago que hizo se aplicará a este evento, para no confundirlo con cualquier evento de prueba que haya creado.
Haga clic en el botón Publish en la parte superior de la pantalla:
Public - El evento se añadirá a nuestro sitio de listas de eventos para una mayor exposición.
Postponed - El evento se cancela hasta nuevo aviso.
Private - El evento es privado y no aparece en nuestra página web de eventos.
Nota: La mayoría de los usuarios lo dejan como privado si no quieren hacer público su evento.
Ya está. Una vez que hayas seguido los pasos, ¡tus asistentes podrán empezar a inscribirse en tu evento!