1. Regístrese para obtener una cuenta de Accelevents

  • Después de inscribirse, se le dirigirá al Portal del Organizador

  • Haga clic en Create Event y luego en Create New Event

2. Seleccione el formato de su evento

Seleccione Online como tipo de evento y, a continuación, seleccione los elementos que necesita para su evento virtual:

  • Event Ticketing - esto es necesario para un evento virtual, todos los asistentes deben tener una entrada para su evento virtual

  • Fundraising - seleccione esta opción si, además de un evento virtual, también va a realizar una recaudación de fondos (e.g. donation, auction, raffle and fund a need)

  • Virtual Expo - seleccione esta opción si tiene stands de expositores para su evento virtual

  • Regular Sessions - seleccione esta opción si tiene sesiones simultáneas

  • Networking - seleccione esta opción si desea que sus asistentes tengan reuniones 1:1

  • Main Stage - seleccione esta opción si tiene una sesión de apertura

3. Introduzca los datos de su evento

  • Event Name - introduzca el nombre de su evento (e.g. Virtual Event 2020)

  • Event Type - seleccione Conference para un evento virtual

  • Event Date - introduzca la fecha de inicio y fin, asegúrese de seleccionar su zona horaria

  • Organizer - Se requiere un perfil de organizador y tiene que estar asociado a cualquier evento creado. En este perfil es donde se gestionarán todos los eventos y la facturación

4. Diseñe el sitio web de su evento

Después de completar la configuración inicial del evento, se le redirigirá a la Consola de Administración donde podrá empezar a editar su evento. Por defecto, se encuentra la pestaña Event Website tab, en la que puede empezar a editar el aspecto de la página de aterrizaje del evento y el centro virtual del mismo. Haga clic aquí para obtener más información sobre la ficha del sitio web del evento.

En la parte superior de la pantalla, encontrará estos botones:

VIEW SITE - le permite ver el aspecto de su página de aterrizaje del evento real y de su centro de eventos virtual.

5. Crear entradas para eventos

Tanto si tu evento es gratuito, de pago o si vendes entradas en otra plataforma, tus asistentes tendrán que registrarse y tener una entrada para acceder a tu evento.

Haga clic en el registro y luego en Set-up Tickets en la navegación de su consola de administración, y luego haga clic en + Create Ticket

Edición de billetes

  • Ticket Type - seleccione el tipo de billete que desea vender (de pago, gratuito o de donación)

  • Name - añada un nombre para su billete

  • Quantity - número de entradas que desea vender

  • Price - fijar el precio de venta del billete

  • Fees - seleccionar si se trasladan las tasas a los compradores o se absorben

  • Sales Dates - establecer cuándo se podrá comprar el billete y cuándo terminará

  • Ticket Description - le permite añadir una descripción en la entrada que aparecerá en el archivo PDF y le permitirá mostrar la descripción de la entrada cuando alguien intente comprar desde la página de su evento

Configuración avanzada:

  • Tickets allowed per order - establecer el número de billetes que se pueden comprar por transacción

  • Bundle type - seleccione si desea vender entradas individuales o paquetes / entradas de grupo

  • Number of Sessions allowed to register - permite establecer el número de sesiones a las que puede inscribirse un asistente

  • Ticket Visibility - le permite ocultar / mostrar el tipo de billete de su página de eventos

  • PDF ticket in confirmation email - permite añadir un archivo pdf para el billete adjunto al correo electrónico de confirmación

6. Crear sesiones

En este paso, construirá la estructura y el contenido de su agenda. Vaya a su pestaña Agenda and Speakers, y haga clic en + Add Session

Una vez creada la sesión, el menú del panel derecho se deslizará con estas pestañas:

  • Session Details - permite editar toda la información necesaria para la sesión.

  • Speakers - permite asignar oradores a la sesión

  • Registrants -le permite ver una lista de los asistentes que se han preinscrito y han asistido a la sesión.

7. Añadir altavoces

Vaya a la pestaña Agenda and Speakers, haga clic en Speakers y, a continuación, haga clic en + Add Speakers.

Una vez que añada un altavoz, el menú del panel lateral derecho se deslizará con estas pestañas:

  • Bio - permite editar toda la información del orador, incluida la adición de una foto de perfil, una dirección de correo electrónico, una breve descripción y enlaces a las redes sociales

  • Sessions - le permite ver en qué sesiones están asignados a hablar

8. Assign Speakers to Sessions

  • Vuelva a los detalles de su sesión en el paso 6 y acceda a la pestaña Speakers

  • Escriba el nombre del orador que ha añadido en el paso 7

  • Una vez que el ponente sea asignado a la sesión, recibirá automáticamente una invitación de calendario por correo electrónico. Este correo electrónico contiene enlaces sobre cómo acceder a sus charlas y al estudio (si se transmite mediante Accelevents Studio).

  • Para volver a enviar la invitación, basta con hacer clic en el icono del calendario junto al nombre del orador

  • Haga clic aquí para saber más sobre lo que hay que hacer como orador

9. Añadir expositores y patrocinadores

10. Conecte su procesador de pagos

11. Activar su evento

  • Una vez que haga clic en la pestaña Gestionar organización, será redirigido al panel de control del organizador. Desde aquí, haz clic en la pestaña Billing

  • Elige el plan que necesitas y haz clic en Activate. Te pedirá que introduzcas los datos de tu tarjeta de crédito y, una vez que los envíes, te cobrará el importe indicado.

  • Tras la activación, vuelva a su consola de administración haciendo clic en Back to event set up.

12. Publique su evento

Publicar su evento es un paso necesario, ya que publicar el evento significa que el prepago que hizo se aplicará a este evento, para no confundirlo con cualquier evento de prueba que haya creado.

  • Haga clic en el botón Publish en la parte superior de la pantalla:

    • Public - El evento se añadirá a nuestro sitio de listas de eventos para una mayor exposición.

    • Postponed - El evento se cancela hasta nuevo aviso.

    • Private - El evento es privado y no aparece en nuestra página web de eventos.

  • Nota: La mayoría de los usuarios lo dejan como privado si no quieren hacer público su evento.

Ya está. Una vez que hayas seguido los pasos, ¡tus asistentes podrán empezar a inscribirse en tu evento!

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